Η βασική δομή ενός βιογραφικού σημειώματος περιλαμβάνει τις θεματικές ενότητες οι οποίες παρουσιάζονται με λεπτομέρεια στη συνέχεια. Διαλέξτε τις θεματικές ενότητες στις οποίες θα αναφερθείτε στο βιογραφικό σας σημείωμα και καταγράψτε τα στοιχεία σας. Επιπλέον, μπορείτε να δημιουργήσετε και εσείς κάποιες θεματικές ενότητες οι οποίες δεν αναφέρονται στον παρόντα οδηγό και που ταιριάζουν περισσότερο στις ικανότητες και στην προσωπικότητά σας.     

ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΣΤΟΙΧΕΙΑ
Τα προσωπικά στοιχεία είναι η θεματική ενότητα η οποία πάντα προπορεύεται σε ένα βιογραφικό σημείωμα. Αναφέρετε ολόκληρο το όνομα σας, διεύθυνση, στοιχεία επικοινωνίας (διεύθυνση κατοικίας, τηλέφωνο, φαξ, διεύθυνση ηλεκτρονικού ταχυδρομείου), ημερομηνία γέννησης. Προαιρετικά, μπορείτε να δώσετε πληροφοριακά  στοιχεία για το αν είστε παντρεμένος ή άγαμος, τον τόπο γέννησης, την υπηκοότητα, την εκπλήρωση των στρατιωτικών υποχρεώσεων.
Σημείωση: Εάν επιθυμείτε να αποστείλετε το βιογραφικό σας σε διάφορες χώρες, σημειώστε εντός παρενθέσεως το διεθνή αριθμό κλήσης της χώρας σας και τον αριθμό κλίσης της περιοχής σας, ενώνοντας τους δύο κωδικούς με μια παύλα π.χ. (30-210) 512 7612 για έναν τηλεφωνικό αριθμό στην Αθήνα.  

ΣΤΟΧΟΣ ΣΤΑΔΙΟΔΡΟΜΙΑΣ 
Η αναφορά είναι προαιρετική και αυτό που αναφέρεται θα πρέπει να είναι σε συμφωνία με τη θέση στην οποία υποβάλλεται το βιογραφικό σας σημείωμα αλλά και με τα προσόντα σας. Οι στόχοι σας θα πρέπει να είναι ρεαλιστικοί αλλά ταυτόχρονα να ενέχουν και κάποια στοιχεία φιλοδοξίας.

ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ
Ξεκινήστε από το πιο πρόσφατο ή σημαντικό τίτλο σπουδών σας. Στη συνέχεια αναφέρετε όλα τα επίπεδα σπουδών, μέχρι το Λύκειο, τα ονόματα των Τμημάτων και των εκπαιδευτικών ιδρυμάτων όπου φοιτήσατε και τους ακριβείς τίτλους των διπλωμάτων που έχετε αποκτήσει. Ο βαθμός πτυχίου αναφέρεται μόνον εάν είναι υψηλός. Σε αυτήν την ενότητα μπορείτε να αναφέρετε και τη συμμετοχή σας σε ένα πρόγραμμα ανταλλαγής φοιτητών (π.χ. Erasmus).       

ΔΙΑΚΡΙΣΕΙΣ
Αναφέρετε υποτροφίες ή άλλες διακρίσεις που σας απονεμήθηκαν. Απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να αναφερθούν είναι ο τίτλος της υποτροφίας ή της διάκρισης, το Ίδρυμα χορήγησης, το χρονικό διάστημα χορήγησης και ο λόγος για τον οποίο διακριθήκατε. 

ΔΗΜΟΣΙΕΥΣΕΙΣ – ΜΕΛΕΤΕΣ - ΕΡΓΑΣΙΕΣ
Σε αυτήν την ενότητα, για κάθε δημοσίευση που έχετε, πρέπει να καταγράψετε τον τίτλο του άρθρου, τους συγγραφείς, το επιστημονικό έντυπο δημοσίευσης (περιοδικό, βιβλίο, εφημερίδα, πρακτικά), τον τόμο, τεύχος, ημερομηνία, σελίδες. 

ΣΥΝΕΧΙΖΟΜΕΝΗ ΕΚΠΑΙΔΕΥΣΗ - ΣΕΜΙΝΑΡΙΑ
Αναφέρετε τα σεμινάρια, προγράμματα συνεχιζόμενης εκπαίδευσης που έχετε παρακολουθήσει. Απαραίτητα στοιχεία που πρέπει να αναφερθούν είναι ο τίτλος του σεμιναρίου, ο φορέας υλοποίησης, η διάρκεια του σεμιναρίου, ο χρόνος και ο τόπος διεξαγωγής του.

ΓΝΩΣΕΙΣ Η/Υ
Αναφέρετε τις γνώσεις που διαθέτετε στη χρήση ηλεκτρονικών υπολογιστών, απαραίτητων «euroskills» σε κάθε θέση εργασίας. Δεν αρκεί μόνο η αναφορά «καλή γνώση χειρισμού Η/Υ». Πρέπει να δώσετε πιο συγκεκριμένες πληροφορίες, όπως: Λειτουργικά Συστήματα που γνωρίζετε (DOS, UNIX), Γλώσσες προγραμματισμού(FORTRAN, COBOL, PASCAL), εφαρμογές λογισμικού: πακέτα σχεδίασης, στατιστικής κλπ, Βάσεις δεδομένων, διαχείριση δικτύων, Internet κλπ.     

ΕΠΑΓΓΕΛΜΑΤΙΚΗ ΕΜΠΕΙΡΙΑ
Η ενότητα αυτή μαζί με την ενότητα που αναφέρεται στις σπουδές σας είναι οι σημαντικότερες του βιογραφικού σας σημειώματος.  
Χρονικό διάστημα: Σημειώστε τις ημερομηνίες που διαγράφουν το διάστημα κατά το οποίο εργαστήκατε σε μια θέση. Αν το διάστημα είναι μεγάλο, τότε αναφέρετε μόνο τα χρόνια. Εάν κατά τη διάρκεια των σπουδών σας συμμετείχατε σε κάποιο πρόγραμμα πρακτικής άσκησης, άμισθα ή έμμισθα, μπορείτε να το αναφέρετε ως επαγγελματική εμπειρία, καθώς έτσι πιστοποιείται μια πρώτη επαφή με τον κόσμο εργασίας.
 
Στοιχεία εργοδότη: Δώστε στοιχεία για την επιχείρηση, το ίδρυμα, ή το φορέα στον οποίο εργαστήκατε κατά το παρελθόν, δηλαδή την επωνυμία και τη διεύθυνση του εργοδότη, όπως επίσης και το είδος της επιχείρησης ή τον κλάδο στον οποίο ανήκει (π.χ. Μεταφορές και υλικοτεχνική υποδομή, Χρηματοοικονομικός έλεγχος).
Θέση εργασίας: Στη συνέχεια αναφέρετε τον τίτλο της θέσης εργασίας που κατείχατε και συνεχίστε την περιγραφή σας με το να παραθέσετε σε τηλεγραφικό ύφος τα καθήκοντα και τις ευθύνες που περιελάμβανε η θέση εργασίας. Απαραίτητο επίσης είναι να αναφέρετε και το χρονικό διάστημα το οποίο έχετε μείνει σε μια θέση.
Στρατιωτική θητεία: Οι άνδρες υποψήφιοι που έχετε εκπληρώσει τη στρατιωτική σας θητεία καλό είναι να το αναφέρετε εδώ,  με την προϋπόθεση ότι και κατά τη διάρκεια αυτής είχατε μια δραστηριότητα συναφή με το αντικείμενο της θέσης εργασίας. Εάν, για παράδειγμα, η θέση αφορά στο τμήμα προμηθειών μιας εταιρείας, η αναφορά πως στη διάρκεια της στρατιωτικής σας θητείας υπηρετήσατε σε θέση υπευθύνου εφοδιασμού είναι ένα στοιχείο που θα συνεκτιμηθεί.
Τέλος, θα πρέπει να έχετε κατά νου να προσαρμόζετε όσο το δυνατό περισσότερο την επαγγελματική σας εμπειρία στις απαιτήσεις της θέσης για την οποία ενδιαφέρεστε, καθώς επίσης και στις ανάγκες της εταιρείας ή του οργανισμού στον οποίο απευθύνεστε (targeted C.V.).        

ΞΕΝΕΣ ΓΛΩΣΣΕΣ
Αναφέρετε τις ξένες γλώσσες που γνωρίζετε και το επίπεδο της γνώσης αυτών με ένα χαρακτηρισμό. Είθισται να δίνονται αναλυτικά οι τίτλοι σπουδών για καθεμία από αυτές, ο φορέας από τον οποίο έχει απονεμηθεί  και η ημερομηνία απόκτησής αυτών.  

ΆΛΛΕΣ ΓΝΩΣΕΙΣ
Στην ενότητα αυτή θα πρέπει να καταγραφούν εξειδικευμένες γνώσεις που έχετε και οι οποίες δεν έχουν αναφερθεί στις προηγούμενες ενότητες. Τέτοιες γνώσεις μπορεί να είναι η μετάφραση επιστημονικής/ τεχνικής ορολογίας ή ό,τι άλλο κρίνετε ότι έχει σχέση με το αντικείμενο της θέσης.

ΠΡΟΣΩΠΙΚΑ ΕΝΔΙΑΦΕΡΟΝΤΑ
Η ενότητα αυτή είναι προαιρετική. Καλό είναι να αναφέρετε στοιχεία που θα συμπληρώσουν την εικόνα σας και θα σας διαφοροποιήσουν από άλλους. Τα στοιχεία αυτά θα δώσουν μια προσωπική χροιά στο βιογραφικό σας και ενδεχομένως επιπλέον ερεθίσματα στον αναγνώστη για να επικοινωνήσει μαζί σας. Επιπλέον, στην ενότητα αυτήν μπορείτε να δώσετε πληροφορίες για τη συμμετοχή σας σε μία αθλητική ή πολιτιστική ομάδα, σε δραστηριότητες του δήμου κλπ, Σε κάθε περίπτωση η αναφορά στα προσωπικά ενδιαφέροντα θα πρέπει να είναι λιτή.  

ΣΥΣΤΑΣΕΙΣ
Συνήθως στην ενότητα αυτή σημειώνεται: «Συστάσεις διαθέσιμες εφόσον ζητηθούν». Αν όμως επιθυμείτε να δώσετε περισσότερες πληροφορίες για τις συστατικές επιστολές που διαθέτετε, θα πρέπει να αναφέρετε το ονοματεπώνυμο του ατόμου που δίνει τις πληροφορίες για σας, το όνομα του οργανισμού ή της επιχείρησης που εργάζεται και τη θέση που κατέχει. Η επαγγελματική ιδιότητα των ατόμων που θα δώσουν συστάσεις για σας πρέπει να εγγυάται το κύρος των πληροφοριών.